Privacy

Privacybeleid

Jouw privacy is belangrijk

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen. 

We hebben het hier over jou als (toekomstige) klant van ons bedrijf, leverancier of een betrokkene bij een andere organisatie die met ons in contact staat. 

Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen. We leggen je ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je: 

• een verblijf boekt 

• een voorstel tot groepsverblijf aanvraagt 

• vragen stelt via onze website 

• onze accommodaties bezoekt 

• inschrijft op onze nieuwsbrief 

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website: https://snuffel.be/privacy/. We raden je aan om geregeld ons privacy beleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen. 

Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. 

Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Snuffel VZW, met ondernemingsnummer BE 0414.499.212 is actief als jeugdhostel, de maatschappelijke zetel is gelegen te Ezelstraat 42/1, 8000 Brugge (BE). Zij is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “Wij”, “Onze” verwijzen we duidelijk naar Snuffel VZW 

Hoe kan je ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op het postadres Snuffel VZW te Ezelstraat 42/1, 8000 Brugge (BE) of via mail op het e-mailadres stijn.delaere@snuffel.be 

De leidende toezichthoudende autoriteit van Snuffel VZW

Voor de Snuffel VZW is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (BE) - +32 2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be 

Jouw recht op privacy

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode. 

Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt. 

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. 

Je kan deze aanvraag gratis twee keer per jaar uitvoeren met steeds een tussenperiode van minimaal 6 maanden sinds de vorige aanvraag. In alle andere gevallen wordt deze aanvraag als overdreven en hinderlijk beschouwd en kan Snuffel VZW melden om kosten voor behandeling van je aanvraag aan te rekenen. 

De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn. 

Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.  

Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. 

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Snuffel VZW geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens. 

Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of als je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang. Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen. 

Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen. 

Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven in punt 'De leidende toezichthoudende autoriteit van Snuffel VZW'

Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag via een brief op het adres Ezelstraat 42/1, 8000 Brugge (BE) of per e-mail op het e-mailadres stijn.delaere@snuffel.be. 

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitoefenen. 

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) onleesbaar, ter bescherming van je privacy. 

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt. 

Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

Snuffel VZW moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op: 

• fiscaal recht 

• handelsrecht 

• diverse wetgeving mbt verstrekken van verblijfsaccommodatie en de noodzakelijke verwerking van persoonsgegevens daartoe 

• je identiteit te verifiëren, dit kan door voorlegging van een door de wetgever als geldig beschouwd identiteitsbewijs te vragen of eventueel via inlezen van je e-ID kaart (BE) wanneer je daarover beschikt.  

• de mogelijkheid bestaat dat wij, los van wetgeving mbt verstrekken van verblijfsaccommodatie, genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang. 

• de GDPR wetgeving naleven bij de behandeling van een aanvraag voor de uitvoering van jouw rechten. 

Snuffel VZW moet zijn contract met je kunnen uitvoeren

Als klant bij ons doe je een beroep op onze diensten of koop je onze producten. Om je een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. 

Dit geldt eveneens als je leverancier van Snuffel VZW bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leveranciers contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. 

Bij jouw bezoek aan onze website maken we een overeenkomst dat wij je altijd een goed functionerende website aanbieden. Hiervoor plaatsen wij de zogenaamde noodzakelijke cookies. Daarover vind je meer verderop onder 4.4. Cookies en in onze cookiepolicy. 

Snuffel VZW vraagt jouw toestemming

Snuffel VZW vraagt jouw toestemming

Bij inschrijving op onze supertoffe en interessante nieuwsbrief geef je impliciete toestemming om informatie over ons te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven. 

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze statistische cookies. Meer informatie over ons cookiebeleid vind je hier 

Je kan jouw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vind je onder 'Hoe kan je ons bereiken?'

Snuffel VZW moet je kunnen helpen in uiterste nood

Wanneer je in een levensbedreigende situatie terechtkomt kan Snuffel VZW jouw vitaal belang beschermen en de nodige hulp inroepen. 

Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden

Van onze zakelijke relaties

Zakelijke relaties zijn onder andere onze professionele klanten en leveranciers, potentieel of effectief. 

Snuffel VZW verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken of bekomen van informatie over producten en diensten en om zakelijke relaties te onderhouden. Voor zakelijke klanten die een overnachting boeken verwijzen we bijkomend naar de verwerkingen zoals opgenomen onder “4.2. van onze gasten die overnachtingen boeken”. 

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we onder andere volgende gegevens: 

Naam, voornaam, adres, bedrijf tewerkstelling, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mailadres, IP-adres, cookies, bankrekeningnummer, … 

Van onze gasten die overnachtingen boeken

Onze gasten boeken een overnachting, zowel individueel als in groep. Om jou als overnachtende gast en/of boekende partij te identificeren, om met je te communiceren en om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen bij het verstrekken van verblijfsaccommodatie te voldoen kunnen we onder andere volgende persoonsgegevens verwerken: naam, voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mailadres, IP-adres, cookies, bankrekeningnummer, identiteitskaartnummer, rijksregisternummer, financiële transacties (betaling), … 

Van onze sollicitanten

Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij Snuffel VZW. 

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen en met je te communiceren: jouw naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, jouw cv, informatie over opleiding, jouw professionele en andere ervaring. Als het relevant is voor de vacature kunnen we ook jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van persoonlijkheidstests en/of referenties. 

Cookies

Snuffel VZW maakt op de website www.snuffel.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, gewenste boekingsdatum en voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken en krijgen we inzicht in het bezoekersgedrag op de website. 

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar. 

We gebruiken noodzakelijke en analytische cookies. We vragen jouw toestemming voordat we de analytische cookies plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie policy. 

Beelden van bewakingscamera's worden tijdelijk opgeslagen

We gebruiken bewakingscamera’s  in en rond onze gebouwen en respecteren hierbij de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker. 

Beeldopnames worden maximaal 14 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn: 

• als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast 

• een schade te bewijzen 

• een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren 

De verwerking gebeurt onder ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen en andere eigendommen te beschermen tegen bijvoorbeeld vandalisme, inbraak en beschadigingen. Tevens gebeurt de verwerking ter fysieke beveiliging van al onze gasten, bezoekers en medewerkers 

Nieuwsbrief

Nieuwsbrief

Snuffel VZW bruist van de activiteiten en je kan daar desgewenst automatisch van op de hoogte gebracht worden, zo mis je niets leuks. We verwerken daartoe enkel en alleen het  emailadres wat je zelf opgeeft en wanneer je deze nieuwsbrief niet langer wil kan je steeds uitschrijven.  

Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en als ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.  

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen, dit bijvoorbeeld voor het beheer van boekingen van overnachtingen. Snuffel VZW werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en organisatorisch vlak garanderen. 

Jouw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald zoals wanneer wij werken met diverse internationale en wereldwijd aanwezige boekingskanalen en -platformen, bij de analyse van het gebruik van onze website, publicatie op social media (Facebook, Instagram, Google) van beeldmateriaal wat opgenomen wordt tijdens events in onze faciliteiten, verwerking van betalingen etc. In dergelijk geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving. 

Jouw gegevens worden ons soms ook verstrekt door een andere verwerkingsverantwoordelijke, zoals  wanneer je zelf via een online boekingsplatform zoekt naar een overnachting en daarbij ons uitkiest. 

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden verplicht. Dit gebeurt bijvoorbeeld ook met geaggregeerde data waar overheden ons verplichten om gegevens mbt kamerbezetting, reden van verblijf, samenstelling, soort en contactgegevens van groepen door te geven. Deze overheden zijn dan zelf verwerkingsverantwoordelijke. 

Snuffel VZW geeft jouw persoonsgegevens niet door aan derden

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met jouw voorafgaande toestemming. 

We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Snuffel VZW gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd. 

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.  

De persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers bewaren we initieel 10 jaar, tenzij een andere wettelijke verplichting of een geschil een langere periode vereist. 

De persoonsgegevens van onze gasten die een overnachting genoten bewaren we tot 7 jaar na het verblijf om te voldoen aan onze wettelijke verplichting, tenzij een andere wettelijke verplichting of een geschil een langere periode vereist. 

De persoonsgegevens van onze medewerkers bewaren we tot 5 jaar na uitdiensttreding, tenzij een andere wettelijke verplichting of een geschil een langere periode vereist. 

Van de sollicitanten bewaren we de persoonsgegevens bij een niet aanwerving tot 1 jaar na het afsluiten van de selectieprocedure. 

Wanneer je inschreef op onze nieuwsbrief bewaren we je gegevens tot je uitschrijft of de mail onafgeleverd terugkomt (bounce). 

Versie: 01/04/2024